Γράφει η Αλεξάνδρα Κόλλια
Για ποιο λόγο, ενώ η αποτελεσματική επικοινωνία διατρέχει όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων της ζωής μας, αποτελεί μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις στην προσωπική και εργασιακή μας καθημερινότητα;
Παρ’ όλο που η απόκτηση της γλώσσας είναι έμφυτη και η επικοινωνία ως ανάγκη γίνεται φυσικά, ο τρόπος με τον οποίο επικοινωνούμε είναι σε μεγάλο βαθμό επίκτητη δεξιότητα, δηλαδή επηρεάζεται από πάρα πολλές εσωτερικές και εξωτερικές συνθήκες και μπορεί να διαμορφωθεί καθ’ όλη τη διάρκεια της ζωής μας. Επομένως, ακόμη και αν πιστεύουμε για τον εαυτό μας ότι έχουμε αρκετά ανεπτυγμένη τη δεξιότητα της αποτελεσματικής επικοινωνίας, πάντα υπάρχει περιθώριο να την αναπτύξουμε ακόμη περισσότερο.
Ξεκινώντας όμως από τα βασικά, ποιες είναι οι προϋποθέσεις που χρειάζεται να λάβω υπόψη ώστε να δημιουργήσω το «σκηνικό» αποτελεσματικής επικοινωνία;
Παρακάτω θα εστιάσουμε κυρίως στο εργασιακό περιβάλλον, χωρίς να σημαίνει ότι αυτά τα παραδείγματα αποτελεσματικής επικοινωνίας δεν μπορούν να μεταφερθούν και στις προσωπικές ή διαπροσωπικές μας σχέσεις.
-
- Χώρος και χρόνος: Εξασφαλίζω ότι όσοι συμμετέχουν σε μια συζήτηση ή παρουσίαση είναι διαθέσιμοι και συγκεντρωμένοι σε αυτήν. Διαθέτουν δηλαδή το χρόνο που απαιτείται και φυσικά δε συμμετέχουν παράλληλα σε κάποια άλλη δραστηριότητα. Επίσης, επιλέγω ένα χώρο χωρίς περισπασμούς, ώστε να είναι όλοι σε θέση να λαμβάνουν ανεμπόδιστα τα μηνύματα που στέλνονται -είτε αυτά είναι οπτικά είτε ακουστικά. Ανάλογα με την περίσταση μπορεί να υπάρχει επίσης ανάγκη για πλήρη απομόνωση και ιδιωτικότητα. Φαντάσου πώς θα ένιωθες αν συζητούσες με τον/την Manager σου για τη βελτίωση της απόδοσής σου σε ένα κοινόχρηστο χώρο και λίγο πιο δίπλα βρίσκονταν και άκουγαν τη συζήτηση αυτή οι συνάδελφοι σου.
- Κανάλι επικοινωνίας: Επιλέγω το κατάλληλο κανάλι επικοινωνίας, ανάλογα με την ανάγκη μου, αλλά και τον παραλήπτη του μηνύματός μου. Για παράδειγμα, αν θέλω να εκφράσω ένα παράπονο για την κακή εξυπηρέτηση που έλαβα από μια εταιρία, αυτό θα μπορούσα να το κάνω γραπτώς στέλνοντας κάποιο e-mail, χωρίς απαραίτητα να γνωρίζω ποιος θα το παραλάβει και θα το διαχειριστεί. Το να στείλω όμως e-mail σε ένα συνάδελφο για μια ενέργεια του, που με ενόχλησε, κοινοποιώντας μάλιστα και άλλα άτομα, χωρίς να το έχω συζητήσει πρώτα μαζί του, δεν προωθεί την επίλυση του θέματος. Αντιθέτως, ίσως δημιουργήσει ένα αίσθημα απειλής και ένα ρήγμα στην επαγγελματική σχέση, το οποίο δύσκολα γεφυρώνεται.
- Μη λεκτική επικοινωνία: Διασφαλίζω ότι το μήνυμα που εκφράζω με λέξεις συνοδεύεται με την κατάλληλη, μη λεκτική επικοινωνία, όπως ο τόνος της φωνής, το βλέμμα και η στάση του σώματος. Για παράδειγμα, το να λέω «Χαίρομαι που σε γνωρίζω», θα μπορούσε να δυσκολέψει την κατανόηση και επεξεργασία αυτού του μηνύματος από το συνομιλητή μου, όταν αποφεύγω να τον κοιτάζω στα μάτια και η έκφραση του προσώπου μου δηλώνει δισταγμό και αποστασιοποίηση.
Περιορισμός υποθέσεων:
Το να κάνω υποθέσεις για τις ανάγκες και τις προσδοκίες του συνομιλητή μου, συχνά οδηγεί σε λανθασμένους χειρισμούς και παρεξηγήσεις, ακόμη και σε διακοπή μιας σχέσης. Για παράδειγμα, υποθέτω ότι, επειδή ένας συνάδελφος δεν κατάφερε να παρευρεθεί στη συνάντηση που διοργάνωσα, με αποφεύγει ή θεωρεί το θέμα της συζήτησης ασήμαντο. Έτσι, αρχίζω να τον αποφεύγω και εγώ. Μάλιστα, δεν τον καλώ στην επόμενη συνάντηση που διοργανώνω, παρ’ ότι είναι σημαντικό να παρευρίσκεται για να ενημερωθεί για το θέμα που έχει προκύψει. Τι αποτέλεσμα θα είχε μια τέτοια υπόθεση στην αντίδρασή μου και συνακόλουθα στην εξέλιξη της επαγγελματικής μας σχέσης;
- Ελευθερία έκφρασης: Είναι σημαντικό να εξασφαλίζω ότι όλοι οι συμμετέχοντες σε μια συζήτηση θα έχουν τη δυνατότητα και θα νιώθουν ασφάλεια να εκφράζουν την άποψή τους, ακόμη και αν είναι διαφορετική από των υπολοίπων. Αυτό που χρειάζεται στην ουσία είναι να λειτουργώ με ενσυναίσθηση -να μπαίνω δηλαδή στη θέση των άλλων για να τους καταλάβω καλύτερα- και βγαίνοντας από τη θέση τους να δείχνω σεβασμό και ανοιχτό πνεύμα, ακόμη και αν διαφωνώ με την οπτική τους. Ας το δούμε και αντίστροφα! Όσον αφορά τη δική μου ανάγκη, φροντίζω να εκφράζω με ειλικρίνεια και με επιχειρήματα τις απόψεις μου ή τη διαφωνία μου. Σε περίπτωση που οι συνομιλητές μου δε δείξουν τον απαραίτητο σεβασμό, καλό είναι να θέσω τα όρια μου με ευγενικό, αλλά ξεκάθαρο τρόπο.
Τα παραπάνω στοιχεία είναι μερικοί από τους παράγοντες, που μπορούν να προωθήσουν την αποτελεσματική επικοινωνία ή να την εμποδίσουν, ανάλογα με το αν τα εξασφαλίζουμε ή τα παραλείπουμε, όταν επικοινωνούμε με άλλους!
